보고서의 내용을 어필하라!
보고서의 서론 첫 페이지에는 보고서의 내용을 한눈에 파악할 수 있는 요약 보고서를 넣어주는 것이 좋다. 보고서를 받는 대상은 바쁘게 하루종일 보고서를 읽고 검토하는 입장일 가능성이 크다. 그렇기 때문에 내 보고서에 흥미를 느끼고 읽어주길 바라는 마음으로 첫 페이지에 내가 이 보고서를 작성하게 된 동기, 배경, 목적을 넣어준다. 만약 당장 내 보고서를 읽지 않는다 해도 추후 “이런 내용의 보고서가 있었다.”라는 사실을 기억해두고, 필요할 때 나의 보고서를 찾아 읽는다면 성공이다!
프로젝트의 결과 보고를 하는 경우, 방대한 자료로 인해 보고서가 몇십에서 몇백 페이지가 되는 경우가 있다. 보고서의 내용이 방대해질수록 모든 내용을 집중하여 읽는 것이 어려울 수 있으므로 서론에 요약된 내용을 적어준다면, 보고서의 흐름을 이해하는 데 도움을 줄 수 있다.
서론의 요약보고서는 본문의 배경이나 결론을 이해하기 쉽고 정확하게 읽을 수 있도록 핵심 내용을 간결하게 200~300자로 작성하는 것이 좋다.
서론에 필요한 항목
- 주제(subject)
- 배경(back ground)
- 목표(goal)
- 방법(procedure)
- 과정/데이터(process/data)
- 결론(conclusion)
- 방향(plan, recommendation)
주제
과제에는 무엇을 (대상)을 왜(동기) 어떻게(작업내용)을 간결하게 넣어준다.
주제문의 예
본 보고서에는 국내외 주요 기간이 선정한 유망기술 중 10년 내에 구현될 가능성이 큰 7대 파괴적 혁신기술을 선정한 후, 기술들이 산업과 일상생활에 가져올 변화를 살펴보고자 한다.
배경
보고서를 읽는 대상은 매우 폭넓다. 내가 진행하고 있는 프로젝트의 배경을 알고 있는 사람도 있겠지만, 전혀 모르는 상태에서 읽을 수도 있음을 상정하고 작성하도록 한다. 이러한 대상에게 보고서를 작성하게 된 배경과 목적을 설명하는 것은 본문의 이해를 돕는데 매우 도움이 된다.
목표
목표를 달성하기 위한 목표 요건과 수치를 기재한다. 일정이 중요한 경우에는 표로 보기 편하게 작성을 해준다.
방법
기술보고서를 작성하는 경우에는 방법을 적어두는 것이 좋다. 기술 보고서는 작업, 조사 방법(순서, 조건, 재료)이 중요하기 때문에 대략 이러한 내용으로 조사 또는 연구를 하였구나! 라고 알 수 있도록 기재해준다. 전 포스팅에 언급하였듯이 프로젝트의 맥락을 잘 이해하고 보고서에 들어갈 조건을 확실히 파악한 후에 보고서를 작성해야 한다. 여기서 기재하는 요약보고서의 방법은 본문을 이해하기 위한 작성이기 때문에 작업 방법 자체가 중요내용이 아니라면 생략돼도 괜찮다.
경과와 결과
일반적으로 요약 보고서에 경과내용을 기재하지 않아도 상관이 없다. 그러나 결론의 근거로서 꼭 필요한 내용이라고 판단되는 경우 읽는 사람이 필요로 하는 내용만을 선별하여 넣어준다. 내용을 구체적인 수치를 사용하여 정량적으로 넣어주거나, 표를 이용하여 정리해주는 것이 좋다.
결론(시사점)
목표한 내용과 결과를 비교함으로서 얻은 결론, 시사점을 간결하게 정리하여 준다. 애매한 표현은 피하고 명확한 표현을 사용한다. 다시한번 강조하지만 보고서를 읽는 사람들은 매우 바쁜 사람으로 이해하기 쉬운 표현의 글을 좋아한다.
방향(시사점)
결혼을 알게 된 대상자는 “그래서 이제 어떻게 되는거지?”라는 생각을 하게 된다. 긴 보고서를 정리하는 이유는 향후 어떻게 하겠다는 방향을 제시하기 위한 근거자료이기 때문에 아무리 보고서를 잘 정리하였다고 해도 방향이 빠진다면 0점 보고서가 되는 것이다. 결론에는 이후 방향에 대한 제안, 대책, 방안을 반드시 정리함으로서 읽는 사람으로서 개운한 느낌을 주도록 한다.